Intensivseminar Microsoft Word und Excel
Themen auf Kundenwunsch: Gliederung mit nummerierten Kapiteln, Inhaltsverzeichnisse erstellen, Änderungen von mehreren Bearbeitern nachverfolgen (Markups), Tastenkombinationen, Tipps & Tricks; Excel- Kurzeinweisung in wichtige Formeln und Befehle zur Datenanalyse.
Materialien zum Kurs: https://konrad-rennert.de/wp-content/uploads/2022/04/Intensivseminar.zip
Inhalt
Gliederung und nummerierte Verzeichnisse. 1
Excel – Formeln und Befehle, Tipps und Tricks. 2
Gliederung und nummerierte Verzeichnisse
Die Dokumentformatierung ermöglicht mit den Formatvorlagen, dass Dokumente gegliedert und einheitlich gestaltet werden. Daraus kann auch automatisch das Inhaltsverzeichnis generiert werden.
Die Beiträge der Wikipedia veranschaulichen das Gewünschte und sind leicht verständlich. Word kann das entsprechend nachbilden. In den folgenden Erklärvideos wird der Beitrag über Michail Gorbatschow für die Umsetzung aller notwendigen Schritte gewählt und so gegliedert, wie es im Inhaltsverzeichnis des zugehörigen Wikipedia-Beispiels zu sehen ist. [Video 1]
Wenn wir formatierten Text nehmen, kann er mit passenden Einfügeoptionen von allen voreingestellten Formatierungsmerkmalen befreit werden.
Die Alternative für den gewählten Beispieltext wäre Blindtext von der Website LoremIpsum.
Nach dem Einfügen des Textes werden die Überschriften der Ebenen 1 und 2 (und ggfs. weitere Ebenen) zugewiesen. Den Fortschritt der Strukturierung sieht man im Navigationsbereich, welcher im Register Ansicht mit der Auswahl des Kontrollkästchens zuvor eingestellt wird. Die Gliederung wird nach der Zuweisung der Formatvorlagen im Navigationsbereich sichtbar und kann im nächsten Schritt als Inhaltsverzeichnis übernommen werden.
[Video 2]
Wenn er Cursor an der Position des gewünschten und noch zu erstellenden Inhaltsverzeichnisses steht, wird im Register „Referenzen“ das gewünschte Design des Inhaltsverzeichnisses ausgewählt. Gibt es nachträgliche Änderungen im Text und in der Gliederung, so wird es im Feld des Inhaltsverzeichnisses aktualisiert. Das geschieht über die Auswahl von „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ im TOC-Verzeichnisfeld.
Wenn die Überschriften nummeriert werden sollen, kann im Register „Entwurf“ eine Dokumentformatierung mit Nummerierung der Kapitel gewählt werden [Video 3]
Falls das Design mit speziellen Formatierungseinstellungen und Vorgaben nicht geändert werden darf, kann man im Register „Start“ über die Schaltfläche „Liste mit mehreren Ebenen“ die Nummerierung selbst konfigurieren. [Video 4]
Die voreingestellten Formatvorlagen für die Überschriften und den Standardtext können geändert werden. Es können z.B. die Schriftart, die Schriftfarbe und die Schriftgröße geändert werden. Im Beispiel wird auch eingestellt, dass Überschriften der 1. Ebene immer auf einer neuen Seite anfangen. [Video 5]
Auch beim Schreiben in neuen Dokumenten nutzen wir schon eine Formatvorlage. Eine Schrift, mit Schriftgröße und Zeilenabstand ist schon vorab eingestellt. Wir können deren Einstellung mit Strg+d sehen und einen neuen Standard festlegen. Das hat Auswirkungen auf alle Formatvorlagen, welche darauf aufbauen. Hier im Beispiel wird die Standardformatvorlage auf eine „Nicht-Proportionalschrift umgestellt und die Auswirkungen werden bei neuen Dokumente mit „LoremIpsum“-Text gezeigt.
In dieser Übung wird auch eine neue Formatvorlage erstellt, welche automatisch Tagesordnungspunkte (TOPs) oder Paragrafen formatiert und korrekt nummeriert. [Video 6]
Das Register „Überprüfen“ enthält die Befehle, welche bei gemeinsamer Dokumentbearbeitung benötigt werden. Dazu gehört das Einfügen von Kommentare zu Textstellen und Markups zur Nachverfolgung von Änderungen. Sind unterschiedliche Bearbeiter beteiligt, erhalten sie auch automatisch unterschiedliche Farben. Die angebrachten Änderungen können angenommen oder abgelehnt werden [Video 7]
Markups
Markups stellen auch die Abweichungen dar, wenn ähnliche Dokumente verglichen werden. Im Fallbeispiel wird der Wikipedia-Text über Gorbatschow modifiziert und mit einer unveränderten Kopie aus der Wikipedia verglichen. So wird anschaulich gezeigt, wie Word bei der einfachen Plagiatssuche hilfreich sein könnte. Das ist aber nicht die primäre Einsatzmöglichkeit für den Vergleich von Dokumenten. Der Autor nutzt diese Option, wenn er Angebote für Dienstleistungen macht und feststellen möchte, ob die Auftraggeber den Angebotstext bei der Auftragserteilung modifiziert haben. Mit dem Dokumentenvergleich werden die modifizierten Stellen automatisch hervorgehoben. [Video 8]
Serienbrief
Das Thema Serienbrief wird als optional behandelt, wenn die Zeit dafür reicht. Eine Dokumentation steht mit Erklärvideos jedoch bereit. Mit dem zugehörigen Download der Vorlage und der Adressdaten können Serienbriefe mit einer DIN 5008-Vorlage angefertigt werden. Das ZIP-Archiv steht bereit auf https://konrad-rennert.de/briefe-nach-din-5008
Unterlagen
Listen mit wichtigen Tastaturkürzeln findet man über die folgende Google-Suche: https://www.google.com/search?q=shortcuts+word
Einige wichtige Kürzel (Shortcuts) werden nebenbei im Verlauf des Kurses erklärt.
Ebenso gibt es viele Tastaturkürzel zu Excel: https://www.google.com/search?q=shortcuts+excel
Allgemein gebräuchliche Kürzel finden wir in den Schnellübersichten vom HERDT-Verlag. Diese pdf-Dokumente können gedruckt werden. Sie sind kostenloser Bestandteil der Kursunterlagen und werden über folgende Links gefunden:
WORD 2019: https://shop.herdt.com/de/product/ww2019
EXCEL 2019: https://shop.herdt.com/de/product/ex2019
Zu den Herdt-Unterlagen gibt es passende Erklärvideos vom Konrad Rennert bei YouTube. Sie sind als pdf-Dokument mit Verlinkung zu YouTube abrufbar: https://konrad-rennert.de//wp-content/uploads/2021/02/KonradRennert365-Word.pdf
und https://konrad-rennert.de//wp-content/uploads/2021/02/KonradRennert365-Excel.pdf
Excel – Formeln und Befehle, Tipps und Tricks
Auf Basis einer Ausgabenliste werden die wichtigsten Funktionen erklärt. Dazu kommen die Möglichkeiten der Schnellanalyse und die Pivot-Tabelle zur Auswertung von großen Listen. [Video 9]