Intelligente Excel-Tabellen am Beispiel von Konrads Hitliste kennenlernen

Die fünf Erklärvideos zum Thema sind in einer YouTube-Playlist zusammengefasst:

Wer die Beispiele nachvollziehen möchte, kann die Hitliste als Excel-Arbeitsmappe herunterladen: https://konrad-rennert.de/wp-content/uploads/2022/01/KonradsHitliste.xlsx

Wer nur die Videos aus der Playlist vollständig betrachten möchte, wird dafür 1,5 Stunden benötigen.

Eine „Intelligente“ Tabelle ist ein Datenbereich auf einem Excel-Tabellenblatt, der sich wie eine Datenbank verhält. Die Datensätze haben eindeutige Spaltenüberschriften und sind gleichartig aufgebaut und formatiert. Dieser Datenbereich erweitert sich automatisch, sobald weitere Zeilen hinzugefügt werden. Einmal erstellte Formeln werden automatisch für jede Zeile eines Feldes ergänzt und müssen nicht mehr manuell kopiert werden. Das reduziert Fehler und verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeiten, sondern gewährleistet auch eine einheitliche Formatierung.

Das verwendete Fallbeispiel mit den von YouTube importierten Datensätzen der Statistik des Kanals Konrad Rennert enthält 436 Zeilen und ermöglicht realistische Einblicke in alle wesentlichen Funktionen des Tools:

Das Video1 zeigt die Einrichtung. Zu den 5 Spalten der YouTube Daten wurden noch 3 weitere ergänzt: Die erste Spalte enthält eine laufende Nummer, so dass die ursprüngliche Reihenfolge nach absteigender Abrufzahl auch nach mehreren Sortiervorgängen jederzeit wieder hergestellt werden kann. Eine weitere Spalte fasst die Videos nach 11 festgelegten Themen bzw. Kategorien zusammen und die dritte Zusatzspalte beschreibt den Schwierigkeitsgrad jedes der 436 Videos.-Bei der Umwandlung in eine intelligente Tabelle wird der gesamte Bereich sofort nach der gewählten Formatvorlage gestaltet. Die automatische Wahl des Bereichs endet vor freien Spalten und Zeilen.

Neben der 8. Spalten wird im Beispiel eine Formel zur Berechnung der Hyperlinks ergänzt. Sie ergibt sich aus einem festgelegten Texteintrag, der für alle YouTube-Videos gleich ist. Damit werden die 11 Zeichen der eindeutigen YouTube-Video-ID verknüpft. Wer schon Datenbankerfahrung hat, erkennt in der Video-ID den Primärschlüssel der Tabelle. Ohne Nutzung intelligenter Tabellen muss man bei Formeln wie dieser die relativen und absoluten Zellbezüge beachten. Im Beispiel erkennt man, dass das @-Zeichen für die aktuelle Zeile bzw. den aktuellen Datensatz steht und statt der gewohnten Spaltenbuchstaben steht ein aussagekräftiger Feldname in der Formel. Wegen dieses Zusammenhangs passt die Formel sofort für alle Zeilen. In diesem Zusammenhang bedeutet das, dass der Hyperlink sofort für alle Videos funktioniert und auch automatisch ergänzt wird, wenn neue Datensätze angefügt werden.

Am rechten Rand der Zellen mit den Spaltenüberschriften sind kleine Schaltflächen zu finden. Dort lassen sich Filter und Sortierungen einstellen. Das passiert auch bei nachträglich hinzugefügten Spalten.

Das Video 2 zeigt die Möglichkeiten des Filterns und Sortierens von Daten mit einer Ergebniszeile am Fallbeispiel der YouTube-Hitliste. Themen und Schwierigkeitsgrade werden in der Abfrage UND-verknüpft. Zusätzlich kann aber auch noch eine Volltextsuche in den selektierten Daten statt finden.

In der Ergebniszeile lassen sich Summen, Anzahl, Mittelwert usw. für die Felder der Tabelle berechnen. Werden zusätzliche Datensätze ergänzt, lässt sich die Ergebniszeile vorübergehend ausblenden. Alle Formeln werden automatisch angepasst. So ist ausgeschlossen, dass die vorhandenen Formeln bei Ergänzungen von Zeilen und Spalten inkonsistent werden.

Der Farbwechsel von Zeile zu Zeile bleibt beim Hinzufügen oder Löschen von Daten erhalten. Weitere Optionen automatisieren die konsistente Formatierung der intelligenten Tabellen.

Im Video 3 werden die Datensätze in einer Pivot-Tabelle zusammengefasst. Excel wählt automatisch die gesamte Tabelle aus, die im Übrigen auch umbenannt werden kann, um den Bereich schneller zu identifizieren. Der Bereichsname kann nicht nur in Pivot-Tabellen, sondern auch in Formeln verwendet werden. So behält man auch den Überblick, wenn es mehrere intelligente Tabellen in einer Arbeitsmappe gibt.

Werden intelligente Tabellen um weitere Spalten oder mit weiteren Datensätzen ergänzt, wird das in den zugehörigen Pivot-Tabellen automatisch berücksichtigt.

Im Video 4 wird gezeigt, wie man Datenschnitte für intelligente Tabellen anlegt. Datenschnitte erleichtern das Filtern, indem sie Schaltflächen zur Verfügung stellen. Damit können die Datensätze sehr einfach nach einem oder mehreren Kriterien ausgewählt werden. Die Schattierung der Schaltflächen gibt den aktuellen Filterzustand wieder, so ist die angezeigte Auswahl leicht zu erkennen.

Im Video 5 werden die unerwünschten Duplikate aus intelligenten Tabellen entfernt und gezeigt, wie eine intelligente Tabelle nach den gewünschten Operationen wieder in einen normalen Bereich zurückverwandelt wird. Dieses Feature dürfte z.B. von Interesse sein, wenn große Adressbestände von unerwünschten Mehrfachnennungen zu bereinigen sind.

Soll die Funktionalität der intelligenten Tabelle entfernt werden ohne die Daten und die Formatierung zu löschen, wählt man die Schaltfläche „In Bereich konvertieren“ im Menüband Tabellenentwurf. Die Kenntnis dieser Option ist auch für alle Excel-Anwender wichtig, falls sie einmal versehentlich einen Bereich in eine intelligente Tabelle umgewandelt haben.